Personne n’abandonnerait ses clefs de voiture, son téléphone portable ou ses albums photos sur le pas de sa porte ! Qui laisserait ses effets personnels à la portée du premier venu ? Personne, pensez-vous ? C’est pourtant ce que nous faisons souvent lorsque nous laissons nos données sans protection sur nos ordinateurs ou que nous les distribuons sur internet !

De nos jours, nous possédons de nombreuses données numériques. Entre les centaines de photos que nous prenons chaque année, les documents administratifs que nous numérisons ou les e-mails que nous écrivons ; nos ordinateurs regorgent d’informations importantes. La gestion de ces données est un enjeu primordial. D’une part, car ces informations confidentielles sont une propriété privée qui doit être protégée à ce titre. D’autre part, nous devons être conscients que nos données génèrent une pollution importante, tant lorsqu’elles circulent que lorsqu’elles sont stockées. Je vous propose une méthode simple et efficace pour archiver vos données de façon sûre et durable.

 

1- J’organise mes données

Pour commencer, rien de technique : avant d’archiver, il faut jeter ! Il n’est pas utile de conserver « au cas où » ce reçu d’un billet d’avion datant de la décennie passée, cette photo floue ou ce courriel contenant des codes promos périmés. Un grand ménage permet de jeter ce qui doit l’être et de retrouver ce qui pourrait nous être utile.

Lorsque nous avons déterminé quelles données nous souhaitons conserver, il est impératif de les organiser. Une bonne organisation de nos fichiers est primordiale pour augmenter notre productivité. Il est vrai qu’il peut être long de trier tous nos documents pour la première fois, mais lorsqu’un bon système de classement est mis en place, le temps gagné au quotidien est important.

Un bon système d’organisation des données doit être logique, durable et sûr.

  • Logique : compréhensible par tous rapidement et clairement. Nous devons pouvoir retrouver intuitivement les documents dont nous avons besoin. Il est important de garder en tête nos habitudes d’utilisation et nos impératifs personnels. Il faut personnaliser notre organisation en fonction de nos besoins.
  • Durable : notre organisation doit permettre une sauvegarde fréquente et rapide.
  • Sûr : ne pas oublier de mettre à part les données sensibles (confidentielles ou particulièrement importantes) afin de leur accorder un traitement particulier.

Pour être vraiment efficace, ce tri et cette organisation doivent être appliqués à vos ordinateurs, vos supports de stockage (clouds, clés USB, disque durs, NAS, etc.) ainsi qu’à vos boîtes mails.

Idée : Je n’ai pas de temps à consacrer à créer mon organisation et faire mes sauvegardes : j’organise mes données de façon chronologique puis thématique pour me permettre de sauvegarder annuellement sans trier mes données.

 

2- J’archive

Afin de déterminer quel support de stockage vous souhaitez utiliser, il est nécessaire d’identifier vos besoins selon trois critères :

  • la quantité et le poids des données ;
  • l’importance d’accéder facilement et fréquemment à ces données ;
  • la sensibilité des données.

Voici les solutions de stockage les plus adaptées à un usage privé :

  • Le disque dur de votre ordinateur : solide et pratique. Je ne souhaite pas m’étendre sur ce disque dur car son utilisation pour de la sauvegarde est la solution naturelle que nous adoptons tous dans un premier temps. Ce n’est pas une mauvaise solution d’ailleurs, il faut juste veiller à ne pas surcharger le disque dur de son ordinateur et ne pas oublier que celui-ci peut-être endommagé en cas de panne de l’ordinateur ou il peut être infecté en cas de virus.
  • La carte SD, carte mémoire amovible : de petite taille et pratique à transporter, la carte SD est souvent utilisée comme support de stockage des photos. Ses capacités de stockage vont jusqu’à  512 Go[1]. Attention, toutefois, aux fiches de lectures qui peuvent se détériorer si la carte est trop souvent manipulée.
  • Le disque dur externe ou la clé USB : stockage local et facilement accessible, il pollue peu et est fiable. Attention cependant à préserver l’intégrité physique du support qui peut parfois être fragile. Clé USB et disque dur existent à tous les prix et tous les formats. Choisissez-le plus adapté à vos besoins en valorisant un matériel de qualité ! Évitons les marques connues pour leur obsolescence programmée et leurs fragilités !
  • Le SSD (Solid State Drive) : d’apparence semblable à un disque dur classique, il est moins sujet aux pannes physiques car il ne contient pas de partie mécanique mobile. Il a l’avantage de permettre une grande rapidité d’accès aux données. Les inconvénients de ce matériel sont sa durée de vie garantie limitée et surtout la difficulté, voire impossibilité, de récupération des données en cas de panne.
  • Le NAS (Network Attached Storage) : un dispositif de stockage composé de disques durs que l’on peut connecter à un réseau. Il est donc idéal pour un stockage depuis plusieurs périphériques et il a une grande capacité de stockage. Cependant, cette solution est relativement coûteuse, elle ne sera rentable que si vous consommez énormément d’espace de stockage et que vous souhaitez avoir accès à vos données facilement. Notez également que le paramétrage peut être complexe et est primordial pour une utilisation optimale de votre NAS.
  • Le Cloud : est un espace de sauvegarde des fichiers en ligne. Les données sont sauvegardées dans des data-centers sur des équipements sûrs et sécurisés. La grande fiabilité des Clouds est leur principal avantage. Il faut toutefois noter qu’une connexion internet est indispensable pour accéder à ses données et qu’en cas d’incident sur le serveur (événement très rare), les fichiers sont totalement inaccessibles. Le prix d’un cloud dépend de l’espace de stockage que l’on souhaite ainsi que de fonctionnalités telles que le partage ou le cryptage des données.

Il est également important de prendre en considération votre budget. La plupart des solutions que nous venons d’aborder sont disponible dans une gamme de prix très large (seul le NAS est relativement cher avec des prix d’entrée de gamme aux alentours de 300€). Toutefois, ayez en tête qu’il coûtera plus cher de payer un spécialiste pour récupérer vos données que d’investir directement dans une solution de stockage fiable.

Le petit plus pour la planète : si je dois m’équiper pourquoi ne pas essayer du matériel reconditionné ?

 

Pour mes données sensibles, que choisir ?

Les données sensibles ou particulièrement importantes méritent un traitement particulier. Il est recommandé de toujours prévoir deux sauvegardes des données que l’on ne souhaite pas perdre : l’une sur un support physique à votre disposition et l’autre sur un serveur en ligne. A propos des données à caractère sensible, il est intéressant de les chiffrer avant de les sauvegarder et/ou d’opter pour un coffre-fort en ligne. Pour en savoir plus sur les possibilités de cryptage et de chiffrement, consultez notre article à ce sujet ! Ayez toujours à l’esprit qu’aucune solution de stockage n’est parfaitement fiable ou inviolable. Mieux vaut prévenir que guérir, mettons nos données à l’abri pour ne pas redouter les interventions malveillantes ou les pannes !

 

3- Je travaille proprement et je partage mes données avec conscience

Si vous avez eu le courage de mettre en place vos sauvegardes et faire le tri de votre ordinateur et de vos bases de données : n’en perdez pas les bénéfices !

Une procédure de sauvegarde des données efficace est un gain de productivité important. La première étape est de définir une fréquence de sauvegarde et se créer une routine. La seconde étape est de s’assurer de l’exhaustivité des fichiers d’archives. Il existe différentes méthodes de sauvegarde. Il est par exemple possible d’implémenter son fichier de sauvegarde en rajoutant les derniers fichiers à sauvegarder. Il est également possible de sauvegarder par écrasement successifs les données d’un dossier. Toutes les méthodes sont imaginables et à adapter en fonction de vos habitudes de travail. Selon vos équipements, vous pouvez également opter pour des sauvegardes automatiques ; très pratique pour se libérer l’esprit ! Si ce sujet vous intéresse n’hésitez pas à consulter notre article sur ce thème.

Enfin, si ce n’était pas déjà le cas, mettez-en place de bonnes habitudes de travail. Enregistrez, triez, cryptez vos données sans attendre. Naviguez sur le web avec prudence et partagez vos données avec conscience. Adoptez une bonne hygiène informatique : prenez soin de vos équipements, tenez à jours vos logiciels, changez régulièrement vos mots de passe, etc. Ces quelques conseils peuvent sembler fastidieux mais ils sont la base pour éviter des déconvenues majeures !

En conclusion, n’oublions pas que le stockage des données est une source de pollution majeure aujourd’hui. Si vous perdez courage en hésitant à vous lancer dans ce grand rangement, n’oubliez pas que non seulement vous gagnerez du temps, mais vous participerez aussi à réduire la pollution numérique. Lorsque nous trions et archivons proprement nos données, nous gagnons du temps et de l’efficacité mais nous pouvons également participer à assainir l’industrie digitale.

[1] Exception faites de la toute nouvelle carte SDXC Professional 633x de Lexar qui a une capacité de 1 To. Une vraie prouesse technique !

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